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学校档案室管理制度  

2013-09-27 21:29:14|  分类: 教海拾贝 |  标签: |举报 |字号 订阅

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学校档案室管理制度


 编辑:梦瑶溪语

成套背景素材3

                         组织机构

      组长

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      成         员


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   *    *    *      *      *

       


档案室管理制度


     1、建立健全学校各类档案,目的在于为学校领导,上级有关部门领导全面分析、总结、部署及调度学校工作作出决策提供科学可靠的依据。
    2、严格执行档案收集、整理、保管、鉴定、提供利用与销毁等有关制度和规定,确保其完整、系统和安全。
   3、档案按档号排放,档案柜编顺序号,库房内悬挂相关档案资料管理规章和制度。
   4、借出的档案须按时归还,利用后的档案应随即放回原处。
   5、不得窃取、出卖和涂改档案,违者追究法律责任。
   6、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。
   7、做好库房温湿度的监控与登记工作。
   8、每学期开学初对库房档案进行全面检查、清点,发现问题及时处理。

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  档案查阅(利用)制度

     1、 查阅档案要履行查阅审批手续,凡查保密材料需 要经只管领导批准,非党干部不准查阅党内资料。
   2、 查阅档案、资料须事先填写《档案利用登记表》,未履行登记手续的,档案室不予提供档案、资料。   
     3、 档案、资料一般不借出档案室,特殊情况需要借出时,须经学校主管领导批准,并办理借出手续,限期归还。查阅档案需要抄写时,必须经过管理员审查核对,确认无误予以签字盖章,复制文件除作凭证外一律限期收回。   
     4、 查阅档案时,严禁吸烟,严禁在文件材料上写字、画圈、划线、打勾、作记号、折角等,严禁涂改、拆撕、抽页等破坏档案原貌的行为出现,违者且造成档案损毁的,依法追究当事人行政、法律责任。  
  5、 查阅档案者有义务将利用效果反馈给档案室,以利探索和总结档案利用工作规律,更好地为各项工作服务。

                                 
   档案鉴定销毁制度

      档案鉴定销毁是对没有保存价值或已经过期的材料经批准后进行销毁,具体要求如下:
  1、 管理员应熟悉自己的保管项目,定期对已过期的档案材料进行销毁。     2、 销毁时与主管领导请示,填写销毁内容的分析报告后方可销毁。
  3、 档案凡需销毁的材料,必须与主管领导,档案部门和有关单位核准后, 即可销毁。
  4、 销毁档案前登记造册(注明题名、数量、鉴定时间、参加鉴定人员);销毁时由3人执行;事后在清册上注明销毁日期并签字;清册归档。
  5、 批准销毁的档案,必须及时销毁,不准出卖或使之它用。

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 档案保密制度

  1、高度认识档案保密工作的重要性,严格遵守有关法规和制度。
  2、查阅涉密档案或内部材料,须经有关部门和办公室负责人批准,必要时报请有关校领导审批。查阅时须严格履行登记手续,注明查阅目的和内容。   3、未经批准,任何人不得私自带档案出馆;档案工作人员不得私自摘抄、复制、传播具有保密性质的档案内容 。
  4、因需要经批准摘录或复制涉密档案材料的,须妥善保管,用后销毁,如发生涉密问题,后果由利用者负责。
 5、不归档的重份文件及内部材料,须交由学校集中销毁。
 6、在校保密委员会的指导下,做好档案密级变更和解密工作。
 7、档案室工作人员或利用者,如有违反保密规定的,视情节轻重按有关规定处理。

                                     
管理员岗位职责  

     1、热爱档案事业,忠于职守,遵纪守法,勤奋学习,具备档案专业知识。   
     2、负责对本单位所形成的各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工作。  
  3、集中统一管理本单位各种门类载体的档案,积极提供利用,为各项工作服务。  
 4、积极主动地向上级专业主管部门和档案行政管理汇报档案工作情况,接受其监督、检查和指导,并及时于每年10月底以前办理档案登记、年检手续。   
   5、办理领导交办的其他档案业务工作。
   6、热情接待档案利用者,迅速、准确提供所需档案和资料。
   7、做好档案的安全保密工作,严防失秘或丢失事件的发生。

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 综合管理制度

    1、 档案室由专人管理,外来人员不经领导批准不得入内,进入室内必须由管理员 随同。
    2、 档案管理做到防火、防盗、防虫、防鼠、防尘、防光、防潮、防高温等,确保档案安全。
   3、 管理员要专研业务,熟悉档案情况达到科学管理,分类排列,提供迅速准确。
   4、 按时做好排列、存放、整理、编目工作。对接收的档案材料要编排装订好。
   5 坚持对库内温湿度逐日测记,高温高温季节,要采取积极措施,降低库内温湿度。
  6、 定期检查、核对和清理档案资料,发现生虫、长霉、纸张破损、字迹褪色等情 况,及时汇报并采取果断措施防治和补救,建立检查记录簿,做好有关情况记载。    
   7、接收、移交、借阅和销毁档案资料,要严格执行审批制度,履行登记、交接手续。  
    8、经常保持库房内外整齐清洁。下班时,要注意锁门、关窗、关灯。机械设备不用电时,要及时关闭电源开关。

                               
    安全与消防制度

 一、库房重地,非本室工作人员不得擅入。
 二、严禁烟火、易燃、易爆及腐蚀物品进室。
 三、做好安全巡查工作,下班时关好水电、锁好门窗。
 四、档案工作人员应熟悉消防器材的性能及使用方法;做好消防器材的保养更新工作,使之可靠有效。
 五、发生火警、火灾要迅速报告,并全力扑救。


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